Trik s efikasnim planiranjem

Hrpe i hrpe knjige, seminara, treninga, blogova i web stranica je napisano o tome kako je za postizanje bolje produktivnosti, efikasnosti i kvalitetnijih rezultata, nužno planirati.

Jer, kada imaš plan, onda znaš što trebaš raditi i sve će biti lakše.

Ne znam za vas ali kod mene velika većina takvih stvari, trikova i savjeta ne funkcionira. Barem ne u oblicima kako se to često prezentira i uči. No, ipak ima nešto što sam nakon puno vremena shvatio i skužio što zapravo znači planiranje i koje je pozadina svih tih silnih savjeta.

© Depositphotos.com / cardmaverick

© Depositphotos.com / cardmaverick

Cijela mudrost je u prilagodbi različitih alata vlastitim okolnostima, a silni savjeti i tehnike služe samo kao okvir u kojem ćemo složiti vlastiti model ispravnog i kvalitetnog planiranja.

Ako ste prolazili kroz program “Izgradnje produktivnih navika” vjerojatno ste primijetili kako često znam naglasiti da je ovo okvir, kako je prezentirana metoda nešto od čega se kreće te da je treba prilagoditi vlastitim okolnostima. Svatko od nas je drugačiji i nasilno guranje u nekakve “kućice” rijetko proizvede pozitivne rezultate.

No, da ne bi sve ostalo na praznom pričanju kako planirati, podijelit ću način na koji to ja trenutno radim, a vi shvatite ovo kao okvir (framework) koji možete primijeniti ili odbaciti.

Početak

Prva stvar koju sam shvatio je da planiranje dana ujutro, nakon buđenja ili jutarnje kave previše ovisi o okolnostima koje ne mogu kontrolirati. Vijesti na portalima, djeca, emailovi (ne čitam ih odmah ujutro) ili ono najgore – blokada jer ne znam što bih sve danas trebao napraviti.

Ta famozna blokada “što treba napraviti?” znala mi je često “pojesti” previše vremena, a dodatno me izbaciti iz takta ako u tom danu imam za obaviti neku ne previše ugodnu obavezu.

Prvi korak je bio shvaćanje, prihvaćenje i planiranje sutrašnjeg dana dan ranije.

Sada stvari postaju zanimljive, a to je što isplanirati za predstojeći dan?

Neću ići previše u detalje, no baza od koje krećem je da tijekom dana trebam obaviti aktivnosti od velike važnosti. S obzirom na to kako mi je pisanje tekstova i stvaranje rješenja za klijente jedna od tih aktivnosti, tako u plan za sutrašnji dan stavljam konkretno što ću to jutro pisati.

U jutro stavljam tu važnu i kreativnu aktivnost zato što bolje funkcioniram ujutro ali to radim i zbog jednog malog mentalnog trika. Trik je u tome što sam se sa zadatkom upoznao večer prije i mozak htio ne htio, a vjerojatno i podsvijest, nešto rade po pitanju budućeg rješenja.

Ne mogu objasniti kako to funkcionira, no jednostavno funkcionira.

Pisanje ovog teksta sam isplanirao večer prije i to tako što sam definirao vremenski okvir kada ću to napraviti (08:30 − 10:00) te sam pored njega napisao samo jednu rečenicu – naslov o čemu ću pisati.

Sljedeći korak u planiranju je jednostavno definiranje vremenskih blokova i aktivnosti koje će se u njima raditi.

Ništa sexy i pretjerano u “kućicama”, već samo okviri što treba napraviti i kada će se to napraviti.

Tako je u nastavku mog plana definirano da poslije ovog teksta rješavam mejlove, ide doručak, pa slaganje slajdova za radionicu, ručak, tekst za klijenta…

Svaka od ovih aktivnosti je u svojoj grupi i ima svoj vremenski okvir.

Detalj na koji pazim je da blok nikada ne prelazi više od 2 sata. Jedina iznimka je kada radim s klijentima ili sam na nekoj drugoj aktivnosti koje nužno moraju trajati više vremena, no takve aktivnosti smatram isporukom usluge i one u detaljima ne idu u dnevni plan, već u nešto zasebno,

Moglo bi se reći da ovo nije ništa posebno, no ipak ima jedan bitan detalj.

Prvo i osnovno što ovakvo planiranje pokazuje je jasna slika gdje se troši vrijeme. Shvaćanjem kako blokovi trebaju biti maksimalno trajanja dva sata, tjera te da pametnije složiš mentalne aktivnosti s nekim drugim aktivnostima (ručak, trening, malo ventiliranje misli…)

Druga bitna stvar, barem za mene, je u fleksibilnosti ovakvog plana. Iako imam napisane vremenske okvire, nepredviđene situacije koje poremete sadržaj anuliram tako što posložim poslove koje trebam napraviti u neka druga vremena.

Naime, dok su oni napisani lakše je to posložiti, nego nakon teškog sastanaka “mozgati” što bi sad mogao ili trebao napraviti. Ovako pogled na raspored i prepoznavanje da s nečim kasnim omogućuje mi prebacivanje te aktivnosti za kasnije ili za neki drugi dan. Bez prevelike grižnje savjesti.

Sutra je ionako novi dan i sve ide ispočetka 🙂

Ovo je moj okvir i kao što sam rekao, iskoristite ga ili odbacite. Cijenio bih kada biste podijelili svoj pa možda svi zajedno od toga možemo nešto novogo naučiti.

Hvala,

Goran Blagus

ostavite trag (0 komentara za sada)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *