Multitasking vrijeme

Pred cca. 3 tjedna opisivao sam tehniku na koji način ja organiziram poslove u kalendar aktivnosti (možete ga pročitati ovdje) te sam se pri dnu teksta dotaknuo pojma “multitasking vrijeme”.

Mnogima s kojima radim na poboljšanju osobne produktivnosti (ovo možete shvatiti i kao svojevrstan poziv da mi se javite za suradnju), uvođenje multitasking vremena je jedan od najvećih izazova. No, prije nego krenemo na njegovo rješavanje opisati ću tu zvjerku.

U stvarnom životu, multitasking je pojam koji opisuje stanje u kojem radimo više različitih poslova u isto vrijeme. Vrlo je popularan jer stvara osjećaj veće efikasnosti i odaje dojam uspješnosti ako u njemu postižemo rezultate.

Željeli to priznati ili ne, naš mozak ne može funkcionirati u multitaskingu. Nije moguće u isto vrijeme svjesno raditi dvije i više radnji, već odradimo jednu te se brzo prebacimo na drugu i tako u krug.

Ali ja mogu u isto vrijeme pričati na telefon s frendicom i mijesiti kolače.

Ovo je samo iluzija da te radnje radite u isto vrijeme. Naime, u jednom momentu trebate stati s miješanjem kolača kako bi ubacili novi sastojak. Mozak prekida obradu i procesiranje informacija koje dobivate preko telefona, brzo donosi odluku što dalje s kolačima te se ponovno vraća na obradu telefonskog razgovora. Miješanje ponovno postane automatska i nesvjesna radnja.

Pojašnjeno, multitasking je odrađivanje i brzo skakanje s jedne aktivnosti na drugu. Svaki prelazak na novu aktivnost “pojede” nešto vremena i energije te na kraju cjelokupni proces traje duže, a ponekad i s upitnim rezultatima.

A kako ipak…?

No, spoznaje kako funkcioniramo u multitaskingu ipak nam mogu pomoći da napravimo više posla u manje vremena. Tajna je u brzom prebacivanju i smanjenju vremena prilagodbe na novi zadatak / aktivnost.

Da bismo se mogli brzo prebacivati s jednog zadatka na drugi, potrebno je da poslovi koje radimo budu što više povezani i u skladu s rezultatom koji želimo postići. Svako veće odstupanje potrošiti će previše vremena i izgubiti će se nit.

Npr. Ako pišem tekst o multitaskingu (ovaj sada) onda imam otvorenu web stranicu Wikipedije na kojoj provjeravam činjenična stanja. Povremeno prođem kroz bilješke u Evernoteu oko različitih citata i motivacijskih poruka, a u isto vrijeme “slušam” glazbu za koncentraciju i smanjivanje buke iz okoline

Ne bavim se emailom i telefonom te ako nešto i treba moju pažnju onda tražim brzo rješenje (čujemo se kasnije) kako bih se mogao što prije vratiti na originalni zadatak pisanje teksta.

Pretpostavimo da gornje aktivnosti radim na drugačiji, mnogima ljudima često i uobičajeni način.

Otvorim program za pisanje tekstova, otvorim email, otvorim Facebook stranicu i pokoju stranicu s vijestima (index, večernji ili nešto slično).
Odlučim da će današnji tekst biti o multitaskingu. Zadovoljan sam, pa ću skoknuti malo na Fejs da vidim što se tamo dešava i nađem nešto motivacije.
Nema baš ničeg korisnik. Mogao bih napisati uvod za tekst. Pa on je gotovo uvijek jednak.

Ima nešto novih emailova? Oh, ima. Odgovoriti ću na njega, manje će me gristi savjest i lakše ću se koncentrirati na pisanje teksta…

Vjerujem da kužite kuda sve ovo vodi. Sve to su različite kategorije poslova, nisu u skladu s ciljem tj. daju lažni osjećaj da jesu – ako sve ostalo obavim lakše ću napisati tekst ili ako gledam druge stvari dobiti ću bolje ideje. Gadna zamka!

Svako prebacivanje s jedne aktivnosti na drugu troši previše vremena i koncentracije.

Rješenje je kao što sam ga već opisao. Grupiranje sličnih i povezanih aktivnosti. Tada u njima možemo djelovati nešto slično multitasking modu i tada stvaramo najbolje i najbrže rezultate.

A situacija kada radimo više različitih stvari iz različitih kategorije, priznajem da je seksi, zabavno i ugodno, no shvatite kako će vam u tom slučaju trebati više vremena i više energije za rezultate koje biste brže mogli postići grupiranjem.

Ovo je model kako ja djelujem i podučavam, a kako to vi radite?

Hvala,

Goran Blagus

 

Image by Victor1558

ostavite trag (5 komentara za sada)

  1. davor, 

    nije loše…treba isprobati..pozzzz

    Reply
  2. Ivana, 

    Osobno ne vjerujem u “multitasking”. Po meni je to pojam koji se nametnuo s dolaskom “multinacionalnih” kompanija 🙂 Kod mene funkconira jedna po jedna stvar, inače ništa od svega. Sve ostalo se privremeno stavi sa strane (do završetka prve stvari). I nemam osjećaj da zaostajem za kolegama. Samo se nadam da me osjećaj ne vara:)

    Reply
  3. ultra, 

    Prije nekog vremena završila “multitasking”…o, da…moguće je: istovremeno odrađivati telefonski sastanak, skenirati dokumentaciju, čitati mailove…javljati se na drugi telefon s “javim se za koji minut”…. i sve to odraditi “pažnjom dobrog gospodarstvenika”…
    Poslovno vrijeme, poslovna okruženja su ta koja nas definiraju na način da “multitasking-iramo”. U privatnom poduzetništvu jedini je “nedostatak” nemogućnost transformiranja u hobotnicu.
    Teorija u tekstu-dobra, praksa…uh…
    Lp

    Reply
  4. Davor, 

    Kod mene je problem kad se uhvatim neke stvari ne želim puštati. Najčešće je to poslijepodne iza 18 sati (očito sam večernji/noćni tip). Svu energiju i vrijeme usmjeravam ka ostvarenju cilja. Više niti ne gledam koliko je sati i zanemarujem odstupanja od zacrtanog rasporeda (kalendara). E sad trebao bih se naučiti povremeno stisnuti PAUSE i bar provjeriti nove poruke i po potrebi razumno odgovoriti. Za mene je to dosta naporno. Dugotrajan mi je postupak “zaustavljanja i hlađenja reaktora” i ne mogu dovoljno kvalitetno obavljati aktivnosti iz različitih grupa. Možda me samo strah da ne odem predaleko s drugim aktivnostima i da se neću moći u potpunosti vratiti, da ću izgubiti “žarnu nit”. Činjenica je da ti prekidi troše energiju. Iako mi odgovara ne biti prekidan u kontinuitetu bar tri sata morat ću se naučiti ciljano nakratko prekinuti posao jednom svaki sat vremena. I onda opet brzo ciljano nastaviti (ili ne nastaviti – i nepredviđene situacije su sastavni dio planiranja).

    Reply
  5. Ivan, 

    Prebacivanje s jedne aktivnosti na drugu je vještina kao i svaka druga, te se može naučiti ako se dovoljno vježba.

    Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *